Jakie metody optymalizacji kosztów wydruku przynoszą najlepszy skutek?

Utrzymująca się na wysokim poziomie inflacja oraz zagrożenie nasilenia presji płacowej sprawiają, że szukanie oszczędności w firmowym budżecie jest obecnie ważniejsze niż kiedykolwiek. Wielu pracodawców obawia się jednak, że cięcia wydatków mogą doprowadzić do obniżenia jakości świadczonych usług lub uczynić firmę mniej konkurencyjną zarówno z perspektywy potencjalnych klientów, jak i pracowników.

Jednym z obszarów, w których metody optymalizacji kosztów nie muszą wiązać się z gruntowną zmianą dotychczasowego workflow, jest redukcja wydatków na flotę firmowych urządzeń drukujących. Jakie informacje może zapewnić nam kompleksowy audyt wydruku? Które obszary prowadzenia dokumentacji papierowej generuje najwięcej zbędnych kosztów?

Metody optymalizacji kosztów drukowania są zróżnicowane

Jak podaje wrocławska marka Euroimpex, metody optymalizacji kosztów druku dokumentów w największych przedsiębiorstwach mogą przynieść nawet milion złotych oszczędności w skali roku. Na czym polegają zmiany w realizowanych dotychczas działaniach? Czy wprowadzone modernizacje wymagają gruntownej reorganizacji stosowanych dotychczas procedur i przyzwyczajeń? Doświadczenie Euroimpex pokazuje, że metody optymalizacji kosztów drukowania nie muszą wiązać się z utrudnieniami dla pracowników.

1. Audyt urządzeń drukujących

Aby metody optymalizacji kosztów wydruków przyniosły jak najlepsze rezultaty, warto przeanalizować parametry i koszty związane z wykorzystywanymi w firmie urządzeniami drukującymi. Specjalistyczny audyt pozwala oszacować zarówno optymalną liczbę samych urządzeń (wyłączając z użytku te nieopłacalne), jak i energooszczędność oraz związane z nimi koszty serwisowe. Urządzenia o wysokim zapotrzebowaniu na energię elektryczną oraz kosztownych częściach zamiennych można zastąpić modelami o niższych kosztach eksploatacji.

2. Wdrożenie chmury obliczeniowej

Coraz większa liczba pracodawców decyduje się wdrożyć w swojej firmie model pracy zdalnej bądź hybrydowej. Warto podkreślić jednak, że aby praca spoza biura mogła odbywać się w sposób wydajny i bezpieczny, pracownikom należy zapewnić dogodny dostęp do niezbędnych narzędzi i danych. Z pomocą przychodzą wówczas oprogramowania oparte o chmurę obliczeniową, które przechowują istotne dane w postaci elektronicznej z pominięciem papierowych odpowiedników – pozyskanie niezbędnych danych ogranicza się wówczas zaledwie do kilku kliknięć.

3. Rozpoznanie obszarów generujących najwyższe koszty

Metody optymalizacji kosztów wydruku przyniosą oczekiwany skutek wyłącznie po uzyskaniu informacji na temat obszarów generujących najwięcej pism w formie papierowej. Rozwiązanie to staje się możliwe m.in. dzięki dedykowanemu oprogramowaniu monitorującymi zarówno liczbę wydruków, jak i zlecające je stanowiska. Zebrane w ten sposób dane można wykorzystać przy opracowaniu nowych procedur, które pozwolą ograniczyć liczbę zbędnych dokumentów papierowych, m.in. poprzez przeniesienie ich do wspomnianej wcześniej chmury.

Chcesz poznać metody optymalizacji kosztów wydruku? Skontaktuj się z marką Euroimpex

Firma Euroimpex to doświadczony producent oprogramowania dla biznesu, zajmujący się również serwisem urządzeń drukujących. Jesteś ciekaw, w jaki sposób wdrożyć powyższe metody optymalizacji kosztów wydruku bez obniżania komfortu pracy specjalistów? Doświadczony zespół specjalistów Euroimpex z pewnością odpowie na wszystkie Twoje pytania.