Niszczenie dokumentów z zachowaniem poufności danych

Utylizacja materiałów niejawnych wymaga szczególnej dbałości w zakresie ochrony danych zawartych w zgromadzonej dokumentacji. Obowiązek zabezpieczenia wszelkich poufnych informacji w taki sposób, by trafiły one w niepowołane ręce, wynika z przepisów unijnego i polskiego prawa, ale także leży w interesie każdej firmy i instytucji, w której gromadzona jest różnego rodzaju dokumentacja. Wyciek danych może bowiem stać się dużym problemem w sytuacji, gdy upowszechnione zostaną dane finansowe firmy, jej plany biznesowe czy dane osobowe klientów lub kontrahentów.

Utylizacja dokumentów – o czym warto wiedzieć?

przedzieranie kartki papieru Niszczenie dokumentacji poufnej warto zlecać firmom wyspecjalizowanym w tego typu usługach, ponieważ wbrew pozorom, utylizowanie danych zgromadzonych w formie papierowej i cyfrowej na własną rękę nie jest ani łatwe, ani tanie. Wymaga czasu, odpowiednich procedur, zastosowania zabezpieczeń i specjalistycznej infrastruktury oraz zaangażowania wcześniej przeszkolonego personelu, który w dodatku sprawnie powinien poruszać się w gąszczu zawiłych i często zmieniających się przepisów. Ponadto proces niszczenia dokumentów zgodnie z obowiązującym prawem zakłada m.in., że prawidłowo przeprowadzona utylizacja danych gwarantuje ich pełne i nieodwracalne zniszczenie, co w przypadku cyfrowych materiałów nastręcza wielu technicznych problemów. Bez zastosowania specjalistycznych metod utylizacji dokumentów i nośników danych wypełnienie wszystkich wymogów stawianych przez prawo jest w praktyce niemożliwe.

Jak przebiega profesjonalna procedura niszczenia dokumentacji?

Firmy profesjonalnie zajmujące się utylizacją dokumentów przykładają dużą wagę do zgodności swoich procedur z aktualnie obowiązującymi przepisami. Na przykład Stena Recycling, która oferuje kompleksowe usługi z zakresu zarządzania odpadami, do utylizacji dokumentacji oddelegowuje specjalnie przeszkolony personel, a nad prawidłowym przebiegiem całej procedury niszczenia materiałów czuwa pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych.

Ponadto przebieg usługi niszczenia dokumentów i utylizacji nośników danych przeprowadzany przez firmę Stena Recycling jest monitorowany i nagrywany w czasie rzeczywistym, transport odbywa się w specjalnie przystosowanych do takich działań pojazdach, a dokumenty i nośniki są chronione w zaplombowanych pojemnikach.

Sprzęt używany do utylizacji danych w Stena Recycling jest zgodny z normą DIN 66399, a procedury uwzględniają wymogi ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o ochronie informacji niejawnych. Fachowo przeprowadzona i bezpieczna utylizacja dokumentacji kończy się wydaniem certyfikatu poświadczającego zniszczenie materiałów, a odbiór dokumentacji do zniszczenia opatrzony jest odpowiednim protokołem.

Przygotowanie tego typu poświadczeń przez firmę, której zlecone zostaje zutylizowanie dokumentów, ma potem oczywiście istotne znaczenie dla rezultatów audytów prowadzonych przez organy kontrolujące. Zlecenie utylizacji materiałów poufnych profesjonalistom przynosi zatem wiele korzyści: od oszczędności czasu, przez wygodę, po gwarancję wypełnienia obowiązków prawnych.



Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

Zobacz też:

Menu

Popularne

Tagi

Serwis używa plików cookie, korzystanie z serwisu oznacza zgodę na korzystanie z plików cookie - Polityka Cookies i Prywatności