Simply Mobile Plus – automatyczna obsługa platformy KSeF

Platforma teleinformatyczna Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), uruchomiona przez Ministerstwo Finansów, to narzędzie, które umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur w formacie elektronicznym. Obecnie korzystanie z KSeF jest opcjonalne, ale od 1 lipca 2024 r. będzie obowiązkowe dla większości polskich firm. Jak działa KSeF i jak z niego korzystać?

KSeF – czym jest i w jakim celu został stworzony?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to oprogramowanie, które pozwala na tworzenie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych (tzw. e-faktur). Głównym zadaniem KSeF jest uproszczenie procesu rejestrowania faktur w handlu, kierując je do jednego wspólnego miejsca. System oferuje również wiele innych możliwości, takich jak przyznawanie, zmienianie i anulowanie uprawnień do korzystania z platformy teleinformatycznej Ministerstwa Finansów, a także śledzenie tych uprawnień, wystawianie, odbieranie i przechowywanie e-faktur przez okres 10 lat, osobista weryfikacja każdej faktury ustrukturyzowanej w KSeF za pomocą unikalnego numeru identyfikacyjnego, sprawdzanie i kontrolowanie poprawności danych zawartych na fakturach ustrukturyzowanych, informowanie o wystawieniu e-faktury, jej odrzuceniu lub niemożności wystawienia z powodu braku dostępu do platformy KSeF.

Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Platforma funkcjonuje od 1 stycznia 2022 roku. Taka sytuacja potrwa do końca czerwca roku 2024. Od lipca 2024 użytkowanie systemu będzie wymagane dla aktywnych podatników VAT. Podatników, którzy są zwolnieni z VAT podmiotowo lub przedmiotowo, obowiązek używania KSeF w zakresie wystawiania faktur zacznie dotyczyć od 1 stycznia 2025 roku.

Jak funkcjonuje KSeF?

KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych(w formacie XML) przy pomocy zintegrowanego programu finansowo-księgowego. Krajowy System e-Faktur sprawdzi, czy faktura spełnia wszystkie wymogi(poprawna schema XML) i nadaje mu niepowtarzalny numer. Wystawca otrzyma UPO(Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Odbiorca faktury ma do niej dostęp logując się do KSeF lub podając określone dane dotyczące faktury – w ramach tak zwanego dostępu anonimowego. Sposób wyrażenia zgody nie jest ściśle określony w przepisach, dając odbiorcy swobodę wyboru (standardowo zgody można udzielać np. drogą mailową lub akceptując regulamin dostawcy faktury). W przypadku braku zgody odbiorcy, wystawca może nadal używać KSeF. Powinien jednak udostępnić dokument w formie elektronicznej lub papierowej.

Jak przebiega proces przygotowania e-faktur przy wykorzystaniu systemu KSeF?

Proces przygotowania e-faktur za pomocą platformy KSeF obejmuje następujące etapy:

• Merytoryczne przygotowanie faktury, w którym określa się wszystkie wymagane i opcjonalne pola schematu faktury, takie jak adres i nazwa nabywcy, dane sprzedającego, opis usług lub towarów, kwota netto, stawka VAT, kwota VAT i kwota brutto.
• Przygotowanie techniczne faktury, polegające na wygenerowaniu odpowiedniego pliku XML, który zawiera dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF.
• Autoryzacja użytkownika w KSeF.Autoryzacja jest wymagana zarówno gdy wykorzystujemy program komercyjny, jak i wtedy gdy korzystamy z aplikacji Ministerstwo Finansów
• Przesłanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.
• Walidacja i przyjęcie faktury. Po przesłaniu dokumentu do KSeF, zostanie on poddany analizie w celu sprawdzenia poprawności formatu i zawartości. Jeśli proces weryfikacji zakończy się pomyślnie, faktura zostanie zaakceptowana w systemie KSeF, a następnie nadany jej zostanie unikalny numer referencyjny.
• Nadanie numeru referencyjnego. Numer referencyjny to unikalny identyfikator faktury w systemie.

Simply Mobile Plus – program do KSeF

Simply Mobile Plus to innowacyjny, a zarazem prosty w obsłudze program, stworzony z myślą o obsłudze faktur ustrukturyzowanych oraz systemu KSeF. Aplikacja umożliwia pobieranie i przetwarzanie danych z różnych źródeł, podgląd danych, weryfikację poprawności procesów, eksport do Ms Excel, jak również generowanie dokumentów w formacie XML. Poza tym dzięki Simply Mobile Plus możliwe jest śledzenie statusu wysyłki dokumentu na wskazany portal wraz z pobraniem potwierdzenia odbioru. Program daje pełną kontrolę nad procesem wysyłki faktur ustrukturyzowanych. Dodatkowo każdy etap nadmienionego procesu jest rejestrowany, co w praktyce oznacza kompletną archiwizację danych wraz z historią zmian.

Funkcje Simply Mobile Plus:

• Kompletna obsługę faktur sprzedażowych, jak również ich bezpośrednią wysyłkę na platformę KSeF MF
• Gromadzenie faktur zakupowych w systemie oraz dalszą obsługę dokumentacji w zakresie odpowiednich ścieżek zatwierdzania
• Pełną kontrolę i weryfikację poprawności kolejnych kroków, wraz z podglądem danych
• Generowanie danych w oczekiwanym formacie XML i wysyłkę na wskazany portal z pobraniem statusu wysyłki i UPO
• Rejestracja wszystkich kroków zachodzących podczas procesu przygotowania deklaracji/raportu, jak również pełną archiwizację danych wraz z historią zmian
• Pobieranie danych z dowolnych źródeł, ich przetwarzanie, eksport do Ms Excel