Zatrudniasz pracowników z zagranicy? Sprawdź, co musisz wiedzieć o podatkach

Wraz ze wzrostem zapotrzebowania na pracowników i otwarciem rynku pracy, coraz więcej firm w Polsce decyduje się na zatrudnienie cudzoziemców. To rozwiązanie niesie wiele korzyści, ale także zobowiązuje pracodawcę do przestrzegania konkretnych przepisów podatkowych. Jakie obowiązki ciążą na firmie, która zatrudnia obcokrajowca? Oto najważniejsze informacje, które warto znać.

Rezydencja podatkowa – podstawa do ustalenia obowiązków

Najpierw trzeba odpowiedzieć na jedno kluczowe pytanie: czy Twój pracownik jest polskim rezydentem podatkowym, czy nie?

Rezydentem jest osoba, która przebywa w Polsce ponad 183 dni w roku lub posiada tu centrum interesów życiowych (np. rodzinę, stałe miejsce zamieszkania, główne źródło dochodu).

Dlaczego to takie ważne? Ponieważ rezydent podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu – czyli musi rozliczyć w Polsce wszystkie swoje dochody. Nierezydent – tylko te, które osiąga na terytorium Polski.

Zatrudnienie cudzoziemca – krok po kroku w kontekście podatków

1. Forma zatrudnienia ma znaczenie

Jeśli obcokrajowiec pracuje u Ciebie na umowie o pracę lub zlecenie, jako pracodawca musisz naliczyć i odprowadzić:

• zaliczki na podatek dochodowy (PIT),
• składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (ZUS),
• oraz przygotować odpowiednie informacje podatkowe – PIT-11 (dla rezydentów) lub IFT-1/IFT-1R (dla nierezydentów).

2. Umowa z obcokrajowcem bez rezydencji podatkowej

W przypadku współpracy z cudzoziemcem spoza Polski, który nie ma certyfikatu rezydencji, może obowiązywać zryczałtowany 20% podatek dochodowy. Warto więc sprawdzić, czy dana osoba posiada certyfikat rezydencji podatkowej wydany przez swój kraj – pozwala to zastosować odpowiednie zapisy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

3. Umowy międzynarodowe

Polska podpisała takie umowy z wieloma krajami, co pozwala uniknąć sytuacji, w której ten sam dochód jest opodatkowany dwa razy – raz za granicą i raz w Polsce.

Usługi zagraniczne a podatek VAT

Zatrudnianie obcokrajowców to nie tylko PIT – jeśli korzystasz z usług samozatrudnionych cudzoziemców (np. w formie kontraktu B2B), musisz w niektórych przypadkach rozliczyć tzw. import usług, a więc wykazać i odprowadzić podatek VAT według mechanizmu odwrotnego obciążenia.

To szczególnie istotne, gdy zagraniczny kontrahent nie rozlicza VAT-u w Polsce, a usługa faktycznie wykonywana jest na rzecz Twojej firmy tutaj.

Kiedy warto zasięgnąć pomocy?

Choć wiele spraw można załatwić samodzielnie, niektóre przypadki – zwłaszcza przy niestandardowych umowach, pracy zdalnej z zagranicy lub braku certyfikatu rezydencji – wymagają dokładnej analizy. W takich sytuacjach warto zwrócić się do doradcy podatkowego, który pomoże przeanalizować konkretną sytuację i uniknąć błędów skutkujących odpowiedzialnością karnoskarbową.

Zatrudnianie cudzoziemców w firmie to dziś codzienność – ale tylko dobrze przygotowana firma uniknie kosztownych pomyłek. Upewnij się, że znasz status rezydencji podatkowej pracownika, zbierasz niezbędne dokumenty i prawidłowo odprowadzasz podatki. Dzięki temu zyskasz nie tylko wartościowego pracownika, ale też spokój w razie kontroli skarbowej.